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夯实基础 创档案工作一流水平

吴江市发展和改革委员会档案工作纪实

2015/2/15 19:55:00    作者:  仇怀耕 杨蕾 来源:     【字 号:  】   点击量:3558

近几年来,吴江市发展和改革委员会(以下简称“市发改委”)十分重视档案工作,将档案工作纳入全委重要议事日程,通过不断健全档案管理体系和工作网络,完善各项档案管理制度,加大基础设施和设备的投入,狠抓人才队伍、业务建设,市发改委档案管理工作在标准化、规范化、制度化和现代化建设等方面有了新的进展和突破,取得了显著成效,因此先后获得“吴江市档案系统先进集体”、“苏州市档案系统先进集体”、“江苏省档案工作二级标准先进集体”、“江苏省档案工作一级标准先进集体”等荣誉称号。

一、领导重视,强化档案管理意识

领导的重视与支持是搞好档案工作的根本保障。在充分认识档案工作重要性的基础上,多年来,市发改委领导始终把档案管理工作作为全委的重要组成部分来抓,从而逐步提升了档案管理工作的科学化和规范化管理水平。2007年初,市发改委领导提出“求真务实,团结创新,档案工作争创一流”的工作目标,主要领导多次亲自过问创建工作,召开专题会议,对档案创建工作进行研究和部署。在领导的重视和支持下,全委制订了详尽的创建工作计划和方案,分管领导及时了解创建工作的具体内容、任务和时间进度,及时协调解决出现的问题,提出新思路。从而形成了全委上下齐抓共管、齐心协力的创建机制。

在创建工作具体实施过程中,全委上下增强了三个意识:一是增强了档案意识。领导干部带头学习《档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规;全委人员认真学习《档案法》和《江苏省档案管理条例》,并进行相关档案知识测试。通过学习有关法律法规,全委人员进一步增强了做好档案工作的自觉性和主动性。二是增强了档案管理责任意识。实施过程中,全委把档案工作纳入年度目标责任制考核,将档案管理工作纳入各科室岗位职责范围内,并进行定期检查。利用创建领导小组、档案管理网络组成员会议等多种形式,及时通报创建工作的进展情况,检查督促各项工作落实。办公室负责做好各科室之间协调配合工作,咬住目标不放松。三是增强了规范意识,市发改委在创建过程中不断健全各项档案管理制度,强化档案规范意识,取得了良好成效。

二、舍得投入,完善基础设施建设

档案库房和设备是保管档案的必备条件。为使档案保管条件达到省一级先进档案室标准,解决好档案用房及办公条件,在办公用房十分紧张的情况下,市发改委领导研究决定,加大硬件投入,在市发改委办公室邻近地区,购置新档案用房80㎡,比原来增加45㎡,其中库房40㎡、办公室用房25㎡、阅档室15㎡,做到办公、阅档、库房三分开。市发改委在档案硬件建设上舍得投资,先后投入近5万多元资金,购置了10组铁质档案橱,新档案室具备良好的保管条件和较为宽敞、舒适的办公、阅档环境。同时档案库房落实了防盗、防潮、防高温等“八防”措施,并配备了除湿机、温湿度计、复印机、打印机、计算机、电子文档专用防磁橱柜、空调机等硬件设备,档案管理设备的式样、规格、质量均已达到省级标准。

三、严格把关,提高档案质量

档案质量是档案工作的生命之源,档案质量好坏与否将直接影响到机关的工作效率和服务质量。市发改委十分重视档案质量问题,突出重点,并注重从文书处理工作入手,即从档案工作的源头抓起。首先,把好文件形成过程中的三关:一是拟稿关。拟稿是撰制公文的起点,拟稿质量的优劣直接影响工作的水平。在具体实践中,市发改委要求各科室起草文件时,对草稿反复推敲,反复修改,以确保公文表述的准确贴切。二是审核关。审核是检验文稿起草质量的最为关键的环节。办公室负责审核各科室起草的文稿,通过严把审核关,有效杜绝了公文中错、漏、重、误现象的出现。三是缮印关。公文的缮印是制发公文的最后一个重要环节。在缮印时,严格把好文字技术处理、打印、校对等各环节,力求准确无误。在此基础上,严把收集关,做到文件材料收集齐全、完整;把好分类关,对档案资料分门别类,做到分类科学合理、保管期限划分准确,组卷得当;把好归档关,做到归档及时、规范、准确无误。

四、强化制度,规范档案自律意识

为了进一步加强档案管理制度建设,充分发挥档案管理制度对档案工作的制约作用,将档案工作纳入有关人员的岗位职责,明确档案分管领导、档案室负责人、档案员、兼职档案员各自职责。同时,细化文书处理、文件材料整理归档、档案保管、档案保密、档案利用、查阅、档案统计、鉴定和移交、电子文件整理及归档等诸项制度,这些制度的修订、完善和实施,进一步完善了档案管理机制,为档案工作的法制化、规范化、标准化建设奠定了坚实的基础。

五、注重开发,充分发挥档案资源的依据作用

开发利用是档案工作的最终目的,也是档案信息资源为经济建设和社会发展服务的有效途径。为了充分发挥档案的实用功能,提高档案开发利用效率,市发改委档案室首先编制了《案卷目录》、《归档文件目录》、《全引目录》等检索工具,同时将档案室所有文书档案的案卷目录和卷内目录输入计算机,建立了档案数据库,确保能及时、准确地检索出利用者所需查找的档案资料。其次,积极开展档案编研工作。近年来,先后编写了《吴江市发改委全宗指南》、《吴江市发改委组织沿革》、《吴江市计划管理汇编》、《吴江市发改委历年干部任免文件汇编》、《吴江市发改委历年获得国家、省、市、县级先进集体、个人荣誉文件汇编》、《吴江市历年用电情况汇编》等17种汇编、选编,为领导决策和机关工作提供了翔实的依据,为吴江经济建设和社会发展做出了积极的贡献。
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