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聚焦数字化改革 谱写档案现代化新篇章

吴江区档案馆创建全国示范数字档案馆工作综述

2023/12/25 15:14:00    作者:  沈思言 来源:     【字 号:  】   点击量:455

11月23日,经国家档案局专家组验收认定,吴江区档案馆高分通过“全国示范数字档案馆”测试。这也是吴江区档案馆继获评“国家一级档案馆”荣誉后,又一“国字号”殊荣。


创建概况


数字时代,建设数字档案馆,高标准推进档案数字资源体系建设,是推进档案事业现代化的重要引擎,更是新时代档案工作与“数字中国”远景规划同频共振的应有之义。


“全国示范数字档案馆”代表着档案馆数字化建设的最高水平和最高标准。截至2022年末,全国范围内共有56家档案馆被认定为“全国示范数字档案馆”,122家档案馆通过“国家级数字档案馆”测试。


自2022年6月,正式启动“全国示范数字档案馆”创建工作以来,吴江区档案馆锚定“存量数字化、增量电子化、利用网络化”目标,努力构建起一体智能、协同高效、数字治理的现代化档案工作新体系。


工作亮点


一、夯实数字底座,多维度构建业务平台


聚焦档案“收存管用”业务切口,架设“1+6”档案智慧管理应用系统,吴江区数字档案馆(室)平台串联起数字档案馆综合管理平台、数据保全系统、电子文件归档处理平台、民生档案共建共享平台、互联网服务平台、信息采集系统6大子应用,系统梳理业务链、建立数据链、贯通执行链,各项功能满足开展数字档案移交接收、整理编目、管理盘库、辅助编研、查档利用等业务需要。


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吴江区数字档案馆综合管理平台流程图


其中,吴江区数字档案馆综合管理平台,起到可视化集成面板的作用,全区档案业务数据“全屏掌控”。


3.吴江区数字档案馆综合管理平台.png

吴江区数字档案馆综合管理平台


借助吴江区集中式数字档案室平台,则能打通馆际间的数据“直通车”,档案业务监督指导“一键智达”,该云平台现有注册单位512家。


4.依托吴江区集中式数字档案室平台开展在线业务指导.png

依托吴江区集中式数字档案室平台开展在线业务指导


二、完善设施配备,高标准建设中心机房


建设符合国家相关标准的中心机房,同步打造数字化扫描中心、不间断电力支持设备、多介质存储备份设施等配套区块,并将数字孪生、物联网、数据驾驶舱等前沿技术运用于一体化智慧馆库建设,虚拟库房反映档案实时信息镜像状态,针对异常指标智能启动处理方案。


5.动环系统面板展示.png

动环系统面板展示


三、云上无纸办公,电子公文单套制归档


提出单套制电子公文归档解决方案,有效打通政务网系统与数字档案室平台接口。线上运转管理“拟稿核稿”“审核签发”“编号签章”“分发归档”的电子文件全生命周期。归档过程中,平台自动对文件执行“四性检测”,全链护航电子公文信息安全。自2022年12月上线运行,吴江区电子文件归档处理系统现归档应用24家单位,归档文件6千余件。


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电子文件全生命周期操作流程


7.已归档电子文件.png

已归档电子文件


四、提升数字占比,建立档案资源新体系


通过数字化加工扫描,建立起以“数字资源”为主导的档案资源新体系。截至目前,档案数字化率为86.08%,档案目录数据库中的案卷级、文件级电子目录覆盖全部馆藏资源,馆藏照片档案、音视频档案100%数字化,为后续档案数据开发利用奠定前端数据支撑。


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数字化中心工作场景


五、建设数智馆库,深化智慧场景子应用


吴江区档案馆是省内保存历史档案最多的区(县)级档案馆。为了守好这些珍贵的“传家宝”,将频射识别技术(RFID)应用于历史档案管理,并新增智能密集架,精准掌握档案实时数量、具体方位、出入库状态等关键信息,具备智能盘库、非法出库实时报警等多项功能。


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配备多媒体触摸屏的智能密集架


六、释放惠民动能,打通惠民查档共享网


持续建强窗口主阵地的同时,上新“掌上查”“指尖阅”“跨域办”查档利用模式,“吴江通”门户网站设置“开放档案”栏目,上传首批开放档案卷内目录,远程查档业务接入国家级、长三角地区、省级档案查询网,吴江通门户平台和公众号新设查询入口、预约端口,用光纤数据流大大提升百姓查档用档满意度。


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“吴江通”门户网站“开放档案”栏目



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“吴江通”微信公众号查档、预约入口


依托吴江区民生档案共建共享平台,延伸查档利用触角,设立覆盖区公证处和全部区镇(街道)的19个基层查询点位,开通结婚证、出生证、独生子女证、知青、退役军人等5项查询事项。


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在基层查询点进行民生档案查档


七、厚植红线意识,筑牢档案安全硬屏障


扎牢档案数据安全围栏,建立 “人防、物防、技防”三位一体的档案安全体系,出台安全制度、应急预案,进行安全演练,有效应对严重自然灾害、极端天气情况、突发公共事件。


针对数字化档案数据,进行多存储介质备份,同山东省威海市档案馆签署《重要档案数据异地备份协议书》,实施本地、异地相结合的综合备份策略。


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《馆藏重要档案数据异地备份协议书》


八、讲好吴江故事,提升数字文化覆盖率


把握文化数字化发展趋势,借数智之力深入实施“新时代新成就国家记忆工程”,利用数字档案室“在线编研”功能区块,智慧抽取档案关键词及主题,调阅重组海量档案,辅助编纂出版《太浦河工程建设史》,开展《庞山湖农场简史》《大运河档案汇编》等编研。


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《太浦河工程建设史》


经验与体会


在国家档案局和省、市档案局(馆)的大力指导下,在吴江区委、区政府的高度重视下,在档案馆全体工作人员的凝心聚力下,吴江区档案馆成功创建,形成了“全国示范数字档案馆”吴江案例经验。


一是领导重视,高位谋划。吴江区委、区政府高度重视档案事业发展,将数字档案馆建设列入重点工作。省、市档案局(馆)领导也多次调研指导吴江档案信息化工作,大大提升了创建速度和质量。


二是科学规划,抢抓重点。将数字档案馆建设作为“十四五”时期档案工作的重中之重,围绕“全面加强信息化建设,实现档案管理优质高效”的发展目标,部署3项重点任务,2项信息化核心工程,系统谋划制定全区档案信息化建设时间表、路线图。


三是合力推进,制度护航。成立创建工作领导小组,厘清统揽责任、主体责任、执行责任,在馆内形成齐抓共管的工作合力,建立双周对接协调会机制,实行项目清单化管理。


今年,是习近平同志提出档案工作“走向依法治理、走向开放、走向现代化”重要论述20周年。一直以来,吴江区档案馆深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作重要论述和重要批示精神,将档案数字化转型作为重要发力点,自觉以“走在前、做示范”为目标激发档案信息化建设原动力,扛起“为党管档、为国守史、为民服务”使命职责。


下一步,吴江区档案馆将以“全国示范数字档案馆”为新起点,进一步夯实信息资源数字基底,迭代升级档案管理系统功能,提升档案公共服务效能。同时,自觉融入“最多跑一次”改革和“数字政府”大格局,对接“智慧吴江”政务地图,共建一体化示范区档案数据共治共享体系,建立起上下贯通、横向联动的档案业务协同机制,在档案信息化建设工作上持续谱写高质量发展新篇章,以档案力量助力打造“世界级湖区数字发展新高地”。







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