机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限?

国家档案局8号令附件中《文书档案保管期限表》第8条第9款，出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中，发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件材料归档时要永久保管；出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。

同一外事活动有主要活动内容和非主要活动内容，反映同一外事活动的文件材料有主要的和非主要的。因此，同一外事活动形成的各种文件材料价值有大有小，在归档时对不同价值的文件材料的保管期限应加以区分。

有些机关习惯将出国、出境访问、考察、培训等活动中形成的文件材料按照一个一个团组进行集中归档，并定为同一保管期限，理由是确保归档的齐全完整性，便于集中查找利用。这种做法虽然遵循了同一活动形成文件材料成套归档的思想，但对不同价值的文件材料没有区分不同的保管期限，谈不上是真正的档案价值鉴定，也就是说没有开展科学的、合理的档案价值鉴定活动。将机关同一外事活动形成的文件材料在归档时应划分为不同保管期限，才符合《规定》机关开展档案价值鉴定的要求。