日期:
2024年06月15日 星期六
数字方志馆搜索:
当前位置: 首页 >> 政务公开 >> 学会学术 >> 当好档案管理新兵 争为“三区三城”出力

当好档案管理新兵 争为“三区三城”出力

2015/2/21 19:51:00    作者:  李阳 来源:     【字 号:  】   点击量:3556

作为一名刚刚参加工作的新人来说,我接触档案工作仅仅四个多月,相比这一战线上的前辈们业务还不熟练,经验也比较匮乏,但我对这份工作却充满了热情,也坚信自己能通过踏实认真的态度把档案工作做好。从最初对档案工作的一知半解到接受了档案知识的系统培训并顺利取得从业资格证,从对单份文件的接收到对整个单位档案的归档、整理,我对档案工作的重要性和严谨性已经有了较深的认识,思想觉悟也有了很大的提升。

在即将迎来“十二五”战略发展的重要时期,苏州市委确立了“三区三城”的战略目标,即把苏州建设成为科学发展的样板区、开放创新的先行区、城乡一体的示范区,全力打造成为以现代经济为特征的高端产业城市、生态环境优美的最佳宜居城市、历史文化与现代文明相融的文化旅游城市。作为一名政府公务员,同时也是一名新吴江人的我,深切地体会到这是市委、市政府在苏州发展的关键时期所作出的重大战略抉择,也是从苏州实际出发、根据宏观发展要求所作出的重大战略部署。每个档案工作者都要树立“从我做起,从点滴做起”的意识,认真做好档案管理工作,用实际行动为“三区三城”建设出谋出力。

一、增强思想意识,提高服务水平,争取领导重视

领导的重视是一项工作能否顺利展开的先决条件,因此,领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。对档案工作人员来说,应该充分发挥主观能动性,在工作态度、工作效率、工作质量、工作成果上下苦功夫,以自己的实际行动去争取领导的重视。具体应从以下几方面努力:

1.以爱岗敬业的工作作风博得领导的满意。档案管理人员首先要消除档案行业是“三线工作”、“无用武之地”等错误认识,必须树立从事档案工作大有可为的信念,应该专注工作,稳扎稳打,勤政为民,脚踏实地地办好工作中的大小事务,提高服务水平,在领导和群众心目中留下一个好的印象。  

2.以积极有效的宣传增强领导的档案管理意识。在日常工作中要经常把有关的文件、材料给领导传阅,以求在其脑海里留下印象。尤其是一些与本单位密切相关的材料,领导看到后可能会受到启发并在实践中加以应用,这样无形中就提高了领导对档案的重视程度。

3.以勤奋好学的工作态度提升业务水平。电子信息化的普及推动了档案工作的变革,传统单一的文字载体已融入了电子文档、录音、照片和多媒体等多种载体形式,管理流程上也明显向电脑信息化和数据化偏移,因此档案管理人员要树立开放的意识,边学习边实践,不断更新知识和掌握计算机技能,主动学习先进的管理经验,进而提升工作效率。

二、健全管理制度,规范人员行为,保证档案质量  

随着各项工作的深入开展,档案的数量也越来越多,给保管和提供利用带来了一定的困难,对业务人员的综合素质也提出了更高的要求。

1.健全单位内对档案管理的相关制度。“无规矩不成方圆”,严格的制度才能规范档案工作相关人员的行为。档案管理人员要根据制度要求和本部门的特点,建立合理的文件分类管理制度、保存方式:将收文与发文按照一定的规律分开记录;要做到手续齐全,需要签字、审核的文件必须执行完毕以后才能归档保存;需要办理的文件需连同办理结果一并归档;需要加盖公章的文件须请办理人签字登记;统一归档时要按照文件的类别进行编号、入档并录入数据库。

2.各部门在工作中形成的文书、文件、会议记录、决议、照片、录音等有价值的资料都需要从经办人处收齐并分类整理,重要的资料最好确保有纸质和电子档等多种保存方式。平时形成的文件中有涉及到国民经济发展、社会进步等方面的重大事件,尤其是与苏州建设“三区三城”有关的新闻、图片要及时报送到档案局;单位日常运行中所形成的发文等正式文件,在请示领导后也应该将可以公开的信息及时报送至档案局。

3.已经过期的、没有价值的文件不得随意传播,应请示领导以后再予集中销毁。尤其是解密的文件要统一集中送保密局处理,确保不会流入外界。

4.对于单位的核心机密文件,档案管理人员不得传播,更不得复制,私自保留,应该根据保密要求妥善保管。

三、加强教育培训,提高管理人员综合素质

档案管理人员的业务素质水平直接影响到档案管理工作的质量,因此通过开展综合培训来提高其业务水平就显得尤为重要。培训应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行,坚持“学用结合,按需施教,重视实效”的方针,切实做到学以致用。

1.给档案工作人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,提高其专业水平。应分批次、分阶段地开展档案学新理论、新方法、新观念的讲座,并形成跟踪辅导的机制。

2.强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,因此档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,并灵活运用到实际工作之中。

3.开展经验交流会、户外拓展等活动,加强档案管理人员之间的交流、合作,便于彼此之间工作的开展和学习先进经验。

四、开阔思路,创新档案工作

随着档案利用的愈发频繁,也更凸显出档案工作创新的重要性。

1.抓规范,在工作机制上创新

档案工作要创新必须有健全、完善的工作机制。首先是要进一步完善法律、法规,做到有法可依,有法必依,执法必严,违法必究;其次是形成严明的奖惩制度,奖优罚劣,督促档案管理人员不断提高服务质量。

2.抓服务,在思想意识上创新

档案工作的最终目的是为了利用,因此档案工作人员要转变服务意识,在收集工作上变“坐等收集”为“主动收集”;整理工作上要变“先收后整”为“边收边整”;查阅利用工作上也要变 “等客上门”为“主动送信息上门”。

3.抓特色,在馆(室)藏档案结构上创新

各部门、各单位由于业务千差万别,所形成的档案也各具特色。应以机关文书档案为基础推动专门档案的建设,加强专业档案建设及“声像档案、电子档案”等不同载体的档案建设。

4.抓小家,在服务对象上创新

档案工作的服务对象应尽量扩展,尝试在青少年当中开展工作,可以以家庭参与的形式,开展诸如制作成长记录册、整理个性空间等活动来培养其档案管理意识和兴趣。另外,可以把加强农民、社区居民健康档案建设的规范化管理作为做好民生档案工作的切入点;加强对健康档案建设的领导;加强与各级卫生行政管理部门的联系;加强对建立健康档案的业务指导;加强对建立健康档案的执法检查等等。

5.抓典型,在整体工作上创新

通过典型的辐射作用将档案工作在全市推开,促进整体工作上台阶、上水平。要全方位树立各条战线、各个层次的典型,采取帮扶、指导的办法,着力构筑档案工作的先进群体,以先进带动后进。

以上仅仅是我这名新兵对建设“三区三城”档案工作的粗浅看法,还有待在今后的工作中继续实践和总结。但在跟随单位档案管理前辈参与档案整理的几个月里,我有一些心得体会:

一、档案整理是一项极其繁琐、极需要细心和耐心的工作。从按“件”收集材料到核查后登记,从材料装订、盖章、编码到信息录入数据库、分类装盒,再到打印当年归档目录等,每个环节都缺一不可,都要细心严谨。

二、档案整理工作需要各部门的配合。由于文件资料的复杂性、日常保存的分散性及非档案工作人员认识的片面性等情况,可能造成档案资料的缺失和不完备,这就需要各部门全力配合保存资料。另外,档案工作人员还应当积极寻求同事的支持与帮助,依靠团体的力量来积累资料。

三、一套科学、清晰的工作流程对于档案的整理工作意义重大。明确的工作流程是从工作方法的角度理清了思路,在一定意义上减轻了工作的压力、提高了工作的效率。当然,在按照流程开展工作的同时还要注意与工作实际相结合,并且运用计算机、网络等信息化工作来减小工作量。

四、档案工作的基础是日常工作的积累,只有平时养成良好的工作习惯、注重档案的收集、整理,年终在归档时才能得心应手。

当然,由于自己工作经验的欠缺、工作认识的不足以及工作方法的不成熟,在档案整理工作中还有很多需要学习和改进的地方。在今后的工作道路上,我将坚持以“职责内的事情全力做,职责外的事情帮着做”的态度,边学习边实践,不断积累档案管理方面的经验,争取为“三区三城”建设贡献力量。


注:此文作于2010年。

电话:0512-63016908  传真:0512-63016927
地址:苏州市吴江区中山南路1979号 邮编:215200
吴江区档案馆版权所有