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学校教师个人业务档案管理的问题及应对策略

2015/1/27 10:28:00    作者:  王颖 来源:     【字 号:  】   点击量:5994

摘要:学校教师个人业务档案管理工作是学校档案工作的一个重要部分。教师个人业务档案是学校对教师基本信息的了解的基本依据,是教师成长、学校选拔、培养人才的重要依据,是学校教师管理的关键环节。挖掘档案价值,有利于促进教师的成长发展,有利于优化学校的人力资源。但是,目前学校的教师个人业务档案管理还存在一些问题,教师个人业务档案管理的相关制度不完善,教师档案计算机网络化管理刚起步,还不成熟。笔者认为学校档案管理工作者须从理论与实践两大层面切入,探索解决问题的途径与方法,采用有效对策,完善教师业务档案管理。

    关键词:教师业务档案管理    问题   完善   对策

   

学校教师个人业务档案是教师分配到一个单位工作期间学习、进修、培训、业务发展、个人取得成果及社会实践的成长记录,是教师今后选拔、任用、考核、评优、评先的重要依据,也是每位教师展示个人才能的重要人生履历。在目前学校档案工作日益规范的情况下,教师个人业务档案作为教师评职称、评骨干教师的一项重要资料凭证,有着非常重要的作用。但是,目前学校教师个人业务档案的管理仍有不完善之处,加强管理、改革教师个人业务档案的管理尤为重要。笔者就从以下几个方面分析教师个人业务档案管理存在的问题,并探讨解决不完善问题的策略。

一、学校教师个人业务档案管理存在的问题

学校教师个人业务档案管理的目的在于对教师在校期间,所形成的各种材料进行整理、归档,提供教师档案的查阅、借阅服务及教师调动工作档案的转递、管理等工作。长期以来,由于多方面原因,学校教师个人业务档案仍有收集不全面、缺章少签字、未实现网络化管理等现状存在,综合归纳起来有以下几个方面的问题。

1.教师个人业务档案管理体制不完善

教师个人业务档案是学校档案管理工作的一个分支,目前大多数学校重视教学质量、特色文化、日常工作及其它管理工作。相对学校档案管理来说处于弱势,在档案管理机构中没有配备单独的、足够的专职人员,兼职档案人员收集、整理、检查、归档往往力不从心,没有形成一套完善的管理体制。

2. 教师个人业务档案的收集整理不全面

目前学校教师个人业务档案一般由单位档案室进行统一管理,由于学校没有配备专职人员,缺乏监督检查和业务指导,导致教师个人业务档案存在一些问题,如材料中缺少盖章、签字、错别字、学年度平时工作考核表鉴定千篇一律等等。另外,由于教师们对自己个人档案意识的缺乏,往往没有及时的上交材料,导致个人业务材料收集不全面,一直处于不更新的状态。

3.教师个人业务档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备

档案收集不及时,整理、服务环节等跟不上,导致教师个人业务档案只成为“摆设”,查阅、借阅的人较少,没有起到该有的利用作用,因此档案的价值不能体现,更不能很好地服务教师个人和学校。

4.教师个人业务档案的转递、管理等工作不尽完善

学校由于人才的流动,教师工作的调动,需要专递教师个人业务档案,在此过程中规范的操作是收集全面该教师的个人业务档案,整理检查该档案有无缺漏,完毕后开具移交证明,并返回给原单位的档案室,由专职人员保管存档。由于教师个人档案不完善,对教师业务成长,专业发展方面缺乏真实性和全面性的反应。

二、解决学校教师个人业务档案管理不完善的对策

1.由工作职责保证管理质量

学校教师个人业务档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明,要搞好学校教师个人业务档案管理工作,首先必须理顺管理体制,做到组织机构落实。不论当前学校对教师个人业务管理采取何种模式,都要根据学校工作的实际情况,建立教师个人业务档案管理组织机构;不论教师个人业务档案是放在何处,都要有专人负责教师个人业务档案的管理工作。其次必须根据教师个人业务档案的数量,配备适当编制的专业人员。为了确保教师个人业务档案的管理质量,应该实行集中式管理。如果学校已经设立综合档案馆,那么教师个人业务档案就应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,以保证教师个人业务档案的归档和整理质量。

2.全面渗透,全员参与

教师业务档案不仅对教师个体有着利益关系,而且对学校师资队伍建设具有重要意义。教师个人业务档案与每位教师存在着直接的、间接的联系。教师业务档案必然需要教师积极关心与支持。一份高质量的档案,对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位教师都应该重视档案材料的填写,做到如实填写、书写清楚、格式规范,档案制成材料符合要求,同时也要努力争取创造优良的业绩,书写出一份属于自己的漂亮档案。

3.档案材料形成、收集和传递协调运行

a.规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定,归档材料必须统一使用纸张,字迹材料应是耐久或比较耐久的,不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写,也不宜采用喷墨打印件归档,而应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的,都必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。

b.建立归档材料收集制度。虽然学校教师个人业务档案材料的形成分三大块,一是学历、培训、进修;二是考核评审类;三是成果类。而其中的考核评审类又分七类,比较有规律,只要留心观察,就不难掌握。明白了要收集的材料后,就要按章办事,及时规范的收集资料——整理资料——检查——归档。另外,形成教师个人业务档案材料的单位都要明确一位负责人,负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于教师档案材料的及时收集归档,又有利于材料收集过程中的保密与安全。

c.严格教师档案转递制度。必须认真执行档案转递制度,严格按照档案转出的程序进行:如填写转递单一填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查(应在一月之内)

4.加速教师个人业务档案的网络化管理

随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,各类档案内容和数量的不断增加,传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。学校档案实现网络化管理迫在眉睫,教师个人业务档案管理人员要与时俱进,不断改变观念,更新管理意识,勇于实践,敢于开拓创新,充分利用网络设备,有计划、有步骤地实现教师个人业务档案管理工作标准化、规范化、信息化。要把教师个人业务档案全部纳入网络管理库中,管理人员必须积极利用档案管理信息系统,钻研、熟用软件强大的管理功能,加速档案管理的现代化的步伐。

总之,学校教师个人业务档案管理工作是学校管理的重要组成部分。完善教师个人业务档案收集、整理、归档,能更好地为教师提供服务,使档案的价值得以充分体现。笔者对解决学校目前教师个人业务档案管理方面的实践探索尚在浅层次,创新教师业务档案管理方式,提高教师个人业务档案管理质量,发挥其在学校教师管理中有效性,乃须不断探索。

 

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