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做强企业档案 护航“百年亨通”

2015/1/27 10:25:00    作者:  陈逸芳 来源:     【字 号:  】   点击量:3632

吴江是全省民营经济的领头羊。近年来,一批民营骨干企业通过科技创新和产业升级,已发展成为全国性行业的领军企业。但是,在企业档案建设环节上,有些企业还非常薄弱。最近,中国光电缆行业的龙头企业亨通集团在企业档案建设上先行一步。及时总结宣传推广亨通集团企业档案建设经验,对促进吴江民营企业加强档案建设工作具有十分重要的意义。

亨通集团是服务于信息通信、电力传输、地产置业、金融服务、战略投资等领域的国家级创新型企业,中国光电线缆行业规模最大的高科技企业集团。集团拥有全资或控股公司30余家,连续九年入选中国企业500强,是中国民营企业百强、江苏省百强企业、苏州市地标型企业。亨通集团档案室建于1996年,1998年曾取得“企业档案工作目标管理二级”称号。新世纪初期,集团改制为民营企业后,发展进入快车道,企业规模不断做强做大,但是企业档案建设步伐没有同步跟上。10余年中,亨通企业的档案水平仍然停滞在原乡镇工业基础的水平上,落后于企业其他基础管理工作。近几年来,亨通集团高层领导开始认识到,企业在快速发展过程中,品牌建设、信息化、企业党建、企业文化建设等方面都有了较大的提升,但是企业档案管理工作仍处于薄弱状态,这不仅制约与影响了亨通集团转型升级的步伐,也在一定程度上制约与影响了企业的经济利益,企业领导认识到必须要下决心集中精力推进企业档案建设,及时改善企业档案未提档升级的落后状况。由于领导决心较大,目标明确,措施扎实,亨通集团企业档案建设与争取达标升级工作进展很快,近日,经吴江区档案局组织测评组对亨通集团档案工作进行测评,已通过省三星级标准验收,这是苏州市吴江区首家民营企业档案工作达到省三星级标准的企业,为全区民营企业档案工作建设起到了典型示范作用。

调研亨通集团企业档案建设工作过程,有四个明显的特点。

一、定方向,领导层高度重视

亨通集团这几年在企业转型升级过程中,企业科学发展驶入了快车道,亨通集团公司董事局主席崔根良提出了打造百年亨通的远大目标,各方面工作都迈开了创新步伐,但企业档案建设滞后,已经明显与企业的快速发展极不相称,如果没有档案建设的同步跟进,打造百年亨通将会是一句空话。亨通集团主管档案工作的领导多次在各类行政会议上强调:档案是认识和把握事物发展规律的钥匙,是历史的真实凭据,具有重要的研究与参考价值,是企业的重要无形资产,也是企业的宝贵物质财富。因此,必须要花大力气抓好企业档案工作,使之走上规范化、标准化、制度化道路。在此认识的基础上,亨通集团高层领导从完善体制架构、加强人员落实,加大硬件投入、强化工作措施等方面作出了正确的决策,强有力地推动了企业的档案建设。

完美档案管理体制架构,企业集团档案工作归口集团行政管理中心,由集团行政总监分管,集团企业各部门各门类档案集中统一管理。健全企业档案管理网络,层层落实,分级管理。加强档案人员落实,各中心部门指定兼职档案员负责部门的归档工作,集团下属各子企业设有专职档案员,经常组织派员参加档案培训,近三年获得档案管理上岗资格证书50余人。加大档案硬件投入,集团总部设综合档案室,库房170多平方米,安装了密集架,配备了空调、除湿机、防盗设施等设备。强化各项工作措施,依据《档案法》,按照档案管理要求制定了《亨通集团档案管理办法》《亨通集团归档文件整理规则及实施细则》《亨通集团电子文件归档管理办法》等档案管理制度,档案人员按岗位责职严格执行。为确保档案工作达标测评能高效有序进行,公司主管领导提出了六个到位的措施要求,即档案工作要求领导到位、组织到位、责任到位、目标到位、检查到位、考核到位。

二、明目标,对照标准开展工作

公司高层领导对企业档案工作从一开始就提出,企业档案建设必须要高标准严要求,要与企业各项基础性管理工作同一水准。20134月在启动亨通集团档案工作晋级管理工程的同时,集团行政中心专门下发了《关于做好集团总部文件材料收集归档工作的通知》(〔20138号)文件,配套开展了督促检查活动。行政中心将档案工作列入行政中心月度例会和行政条线季度例会的议事日程,将档案工作目标列为主管人员工作考核内容。

为推动集团及所辖单位档案工作,集团总部组织召开动员会议暨专题培训会,对下属各企业部门档案工作人员进行了档案业务培训,集团领导与吴江区档案局领导到会并作了专题动员。以2012年国家档案局10号令为对照标准,按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则为具体要求,结合亨通的实际作出了具体的档案管理晋级工作部署。

在公司提出高标准档案建设的总要求下,亨通集团在档案基础业务、档案管理制度、档案信息化建设和档案开发利用各项基础管理都做到有章可循,细致严谨。一是基础业务方面:归档,公司各门类、载体档案的统一分类方案和保管期限规定,定期做好归档工作,质量符合归档要求;整理,不同门类、不同载体和不同保管期限分别按编目、编号排列有序,各类档案、资料整理上架;保管,建立了符合规范要求的全宗卷,绘制档案存放示意图,档案库房保持干净、整洁,管理有序。二是硬件设施到位,档案库房、办公、阅档实行三分开。三是鉴定统计有章可循,公司成立档案鉴定小组,鉴定工作明文规定,对各类到期档案进行鉴定,鉴定手续完备,帐物相符。四是档案管理严格执行制度,档案借阅登记齐全,移交手续清楚,集团公司各部门每年按规定向公司档案室移交各类档案、资料,移交手续完善。

三、分阶段,创新式推进建档

亨通集团为了高效推进企业建档工作,根据档案工作规范,结合企业实际情况,创新工作思维,部署实施了分五个阶段抓重点求实效的推进措施。

一是宣传发动阶段:集团召开动员会启动档案管理晋级工程,集团出台相关档案管理制度,统一部署档案管理工作,确保各公司、各部门步调一致。

二是自查报告阶段:首先自查找出薄弱环节,各公司、各部门根据档案工作规范测评细则与档案局领导的指导意见,从各条线部门逐一自检,找出自身差距,并根据实际要求,制定下一阶段工作目标任务,形成书面表格。其次制定具体整改方案,凡成立五年以上的公司,必须在近两年内确定可行性目标,完成星级档案创建,此项任务纳入公司年度考核之中;凡成立五年以下的公司,也要制订具体整改目标,确定档案工作进度的时间节点,从目标、进度、责任人、措施几个方面入手。再次,形成自查与升级报告,各公司、部门在一个月内完成两份报告,一份是各公司对照测评细则标准完成的自查报告,其中的整改办法和措施必须有可行性;一份是向档案局提出升报星级的报告,两份报告都需向集团备案。

三是辅助整改阶段:各公司行政办公部门及档案员应充分履行职责,安排档案部门专家上门辅导,对公司内条线兼职档案员作系统培训,提升各条线兼职档案员的理论知识和专业技能水平。

四是申报验收阶段:各公司集中力量,对照测评细则,做好档案管理(基础)工作,通过自评报告,向当地档案部门申报验收,邀请专家实地考察,确定是否符合三星级的标准。

五是总结评比阶段:集团从各公司在档案管理星级创建工作中产生的优秀事迹、好的经验、制度和优秀档案员进行汇总,评比先进,让更多的档案员向先进目标前进,以求更加适应集团档案工作要求。

在这五个阶段推进措施中,集团总部下属各单位都具体明确工作任务的时间节点,确保每项工作责任到人,每项措施落实到位,每期工作绩效考核,推进建档工作取得明显效果。

四、求实效,促进科学发展

亨通集团抓企业档案建设中有一个明显特点就是围绕档案建设促进企业发展,服务企业转型升级这个重心。

一是高度重视亨通发展战略研讨会的档案资料收集整理与开发利用。亨通集团能发展如此快速而又稳健,这与企业借助于每三年一届的亨通发展战略研讨会的成果利用是分不开的。每届发展研讨会上,国内顶级水平的院士专家学者、业内高手云集,专题研讨亨通产业发展方向与企业经营战略方针,每届会议各位专家的专题发言、研讨意见都是十分宝贵的智库财富,这些非常有价值的学识观点、措施建议,有的马上可用,有的需要作进一步研究,有的是属长远储备,有的是应急措施,亨通集团档案室将每轮研讨会的资料收集归档及查阅利用看作是档案工作大事,认真做好收集整理归档编研工作,使这些珍贵的资料为亨通的健康发展发挥了不可替代的历史性作用。如去年亨通集团综合档案室在海峡两岸光通信专题研讨会后及时汇编了《2012年海峡两岸光通信论坛论文集》,使之发挥较大的参考作用。

二是认真做好亨通三大战略实施过程中形成的珍贵档案资料的档案管理工作。亨通集团这几年转型升级过程中实施科技创新战略、人才战略和国际化经营战略,使企业在技术创新、引进人才和开拓国际市场、境外办企业等重大事项上有了飞跃式发展,亨通档案工作始终围绕这三大战略的实施,认真做好档案的收集整理归档与编研开发利用工作,档案管理有效地助推了三大战略的顺利实施。如亨通已构建起“以战略创新为前提、人才创新为依托、技术创新为重点、机制创新为关键、资本创新为纽带”的创新体系,建立了国家级企业技术中心、国家级博士后科研工作站等五大研发创新平台,先后承担100多项包括国家863项目、自然科学基金项目、火炬项目及省部级新产品、技术攻关项目,亨通集团综合档案室及各公司档案室对重点工程项目档案的资料收集整理归档做到及时跟进,按照重点项目档案整理规范要求,认真做好项目档案建设,所有国家级、省级项目都通过了重点项目档案专项合格验收。

三是针对企业档案管理中的薄弱环节,创新工作方式,强化有效措施。亨通集团为使档案工作措施落到实处,将突击集中整改与长效日常管理结合起来,一方面对照标准认真严格地自查问题,找出差距,另一方面邀请区档案局业务指导行家来实地考察、指出问题。寻找出薄弱环节后,有针对性地自我纠正,并建立长效性措施。如为确保公司文件收集的完整性,制定了把好“三关”的措施。一是盖印关:企业所有重要盖章资料都需要留存备案;二是报销关:外出学习考察后要事先入档经档案员审核后报销经费;三是考核关:将档案工作要求纳入企业日常考核范围。又如通过档案建设自查发现集团下属各公司在档案资料大事记、照片档案、声像档案管理上存在分散、缺失和不规范问题,立即加强整改措施,对这些档案资料进行认真细致的归整,使各公司发展历史脉络的记忆得以复原。

四是充分发挥档案资料的价值利用,助力亨通走向国际化知名企业。为创立亨通企业文化,传承亨通企业精神,提升亨通品牌竞争力发挥档案的独特作用。当前正是亨通企业转型升级的关键时期,是亨通企业从大中型发展特大型企业的过渡时期,企业战略方针、企业文化的导向显得十分重要。亨通集团充分利用企业档案资料,传承亨通企业文化,铸造亨通企业精神,实施亨通发展战略,提升亨通品牌价值,使档案资料发挥了不可替代的巨大作用。在崔根良同志三创三先宣传活动、亨通20周年庆典活动、亨通集团展示厅建设过程中,综合档案室提供了大量素材资料。走进亨通企业展示厅,企业发展历史足迹、企业品牌艳丽风采、企业优质产品展示、企业文化精神风貌、企业战略发展辉煌业绩,给人鼓舞,催人奋进,亨通集团展示馆本身就是发挥利用档案价值助推亨通转型升级的典范。

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