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浅析滨湖新城重点建设项目的档案管理

2015/1/26 14:20:00    作者:  冯香 来源:     【字 号:  】   点击量:3652

随着滨湖新城的崛起,重点建设项目的逐个推进,城建档案正默默地记载着城市的变迁,也发挥着它不可替代的重要性。而作为一名参建滨湖新城重点建设项目的档案管理者,除了自豪,也深深感受到肩负责任的重大。现对滨湖新城重点建设项目的档案管理工作谈谈微薄的一己之见。

一、滨湖新城重点建设项目档案的内容

(一)滨湖新城重点建设项目概述

滨湖新城重点建设项目是在滨湖新城形成过程中对社会经济发展起决定作用的重要工程,能获称“滨湖新城重点建设项目”的往往都是一些工程技术复杂、有代表性或者涉及公益民生的重要项目。如阅湖台、城市展示馆、歌剧院、太湖新时代等项目。

(二)滨湖新城重点建设项目档案的主要内容

滨湖新城重点建设项目档案是指在滨湖新城的城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。如果按照其建设阶段划分主要有以下内容:

1.工程准备阶段:立项文件;建设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;招投标文件;开工审批文件;财务文件等(该部分建设档案通常都是由建设单位进行收集整理)。

2.施工实施阶段:监理文件;土建施工文件;安装施工文件等(该部分建设档案通常都是由各个参建单位自行收集整理)。

3.竣工阶段:竣工图;竣工验收文件等(该部分建设档案通常由施工单位与建设单位共同完成)。

滨湖新城重点建设项目在工程竣工后3个月内,施工、监理等各参建单位应将本单位所形成的建设项目档案向建设单位进行移交,并由建设单位向吴江区住建局城建档案馆报送一套完整、准确、系统的重点建设项目工程档案资料。

二、滨湖新城重点建设项目档案的作用

(一)滨湖新城重点建设项目档案在行成过程中的作用

在滨湖新城重点建设项目的施工过程中,随着工程进展而同步形成的文件材料,记录了当时施工情况和有关实际测试数据,并经过有关人员的签字认可,其建设档案反映有关单位的技术水平和管理水平,也是对工程量的认可,是工程结算的基础。

(二)滨湖新城重点建设项目档案在工程竣工后的作用

1.是滨湖新城重点建设项目质量终生制的依据

在重点建设项目的工程终生负责制中,项目档案是最有权威的依据,可以利用项目档案,分析造成的原因和相互的责任,分析造成危害的程度以及制定抢修、维修和弥补的方案。

2.是滨湖新城建设的经验积累和技术储备

滨湖新城重点建设项目档案是滨湖新城建设活动的直接和真实的反映,记录了滨湖新城建设活动的过程和成果,记载了城市建设思想、技术和经验。作为滨湖新城建设成果的重点建设项目档案,当然也起到了经验积累和技术储备的作用。

3.是滨湖新城规划的基础

滨湖新城城市规划的编制,应当依据国民经济和社会发展计划及本地的自然环境、资源条件、历史情况、现场特点等统筹、综合布置。而这些很多的内容都来自滨湖新城重点建设工程项目档案中,因此,重点建设项目档案是滨湖新城规划的基础。

4.是滨湖新城建筑维修、改建、扩建的依据

随着使用时间的推移,根据使用的需要,功能规模发生变化,需要对滨湖新城的这些重点建设项目进行维修、改建、扩建等,充分利用原有滨湖新城重点建设项目的档案,一方面可以避免盲目、粗暴施工队原建筑的损坏,在最大程度上保证施工和人身安全;另一方面也可以拟定正确的维修、改建、扩建方案,节约投资。

5.是滨湖新城房地产管理的历史凭证

滨湖新城各重点建设项目所行成土地征用、审批文件、建筑许可证、产权所有证等档案,也是滨湖新城房地产管理的历史凭证,是解决产权纠纷的法律依据。

6.是滨湖新城科学研究的重要资源

滨湖新城重点建设项目档案是滨湖新城规划、建设、管理的信息结合,是滨湖新城发展过程的真实反映,是滨湖新城科学研究和城市建设科学技术信息资源。

随着滨湖新城进程加快和现代化水平的提高,重点建设项目档案将会发挥巨大的作用。

三、目前吴江区重点建设档案管理中存在的问题

(一)参建单位管理者的重视度不够

态度决定一切,而对于吴江区重点建设项目的档案管理工作,各参建单位的管理者的重视度并不是很高,当然,这不仅是在吴江区重点建设项目中存在,而是存在于整个建设系统中。

在开发企业、监理企业、施工企业等参建单位中,企业管理者为了节约成本,档案员主要负责的是文书资料等企业内部档案,对于建设工程档案往往只是兼职,因为人员配备及专业原因,对于重点项目建设档案的管理往往只是收集,然而仅仅是收集工作对于很多重点项目的档案管理者来说也不是一件容易的事,往往会有遗漏不全,查阅的时候不知道是指哪个文件等种种问题。

(二)移交档案馆的档案质量有待提高

重点建设工程档案在移交吴江区住建局城建档案馆时往往会存在各种问题,最普遍的有以下几种:

1.竣工图的编制不规范

编制竣工图时必须按照国家发布的工程制图规范来编制,内容必须完整和准确,正确地绘制竣工图标志,能反映工程建成后的实际,做到图实相符。而在吴江区的重点建设项目竣工图经常有:图实不符、改绘不规范、白图代替蓝图、竣工图章及签字不规范等质量问题。

2.施工技术资料“闭门造车”

施工技术资料是对建筑物质量情况的真实反映,而由于一些施工单位对技术资料的不重视,在各检验批、分项、分部工程以及隐蔽工程施工时,无法使技术资料与工程施工同步进行,造成了工序完成后才“闭门造车”补资料的现象,使施工技术资料缺乏真实性、准确性。

3.声像档案的缺失

目前,建设单位移交吴江区城建档案馆的档案文件基本以纸质文件为主,图片、影片等声像档案资料基本没有。

(三)已存档的建设档案的利用率不高

重点建设项目档案工作包括了收集、整理、鉴定、保管和利用等内容,其中,收集、整理、鉴定和保管都是基础工作,而利用工作才是重点建设项目档案的价值体现和最终目的,只有发挥好重点项目的档案利用工作,才可以使其更好地为滨湖新城的城市规划、建设和管理服务,为经济和社会发展服务。而吴江区现有的城建档案利用率远远不高,往往仅仅是参建各方或者管理方由于档案的遗失,不全,才会到城建档案馆进行查阅。

四、对于滨湖新城重点建设项目档案管理的几点建议

(一)明确滨湖新城重点建设项目档案管理的责任单位

1.建设单位

在滨湖新城重点建设项目的档案管理中,建设单位除应管理好本单位形成的建设档案文件,对于设计、监理、施工以及各参建单位所行成的档案文件也有着监督管理作用,在滨湖新城重点建设项目的档案行成中起着统筹管理的作用。

1.1 收集和整理本单位在工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;组织监督和检查各参建单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作(也可委托监理单位进行)。

1.2 在工程招标及与各参建单位签订协议(合同)时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

1.3 在组织工程竣工验收前,应提请城建档案馆对工程档案进行预验收;在工程竣工验收后3个月内,向城建档案馆移交一套合格的工程文件。

2.监理、设计及各参建单位

2.1 建立、健全建设文件管理岗位责任制,配备专职档案管理员,负责本单位建设档案的收集、整理和归档等档案管理工作。

2.2 建设工程实行总承包的,总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。

2.3 各参建单位负责收集、整理、立卷其各自项目的工程文件,并应及时向建设单位移交,各参建单位应保证归档文件的完整、准确、系统,能够全面反映工程建设活动的全过程。

3.吴江区住建局城建档案馆

3.1 负责接收和保管所辖范围所有重点建设项目的档案文件。

3.2 对滨湖新城重点建设项目的档案管理工作进行业务指导。

3.3 对所移交的滨湖新城重点建设项目的档案进行验收及管理。

(二)丰富滨湖新城重点建设项目档案的载体内容

档案的载体不仅有文字,还包括图纸、图表、声像等多种形式,而声像档案因其具有真实性、准确性和系统性的特点,为滨湖新城研究记录城市发展、城市规划、建设及其管理留下了极为宝贵的直观记录。在滨湖新城重点建设项目开展的同时应注意收集以下声像资料:

1.开工前的原址、原貌:场地平整前原有附属物的情况(包括原有建筑物及拆迁情况)、施工现场周围环境等。

2.现场施工情况:地基基础类型及施工技术工艺、建筑物位移、沉降、变形计处理;主体施工时施工现场整体施工情况,隐蔽工程的施工情况、混凝土浇筑、管道及设备工程、安装工程的施工情况等。

3.工程施工组织:工程开工、竣工仪式,施工过程中的主要质量检查验收等活动。

4.其他重要事项:有关重要会议、重要视察、参观、庆典等活动。

(三)加强滨湖新城重点建设项目档案的监督管理

1.开工前的报建制度

滨湖新城重点建设项目在开工建设前,建设单位应向吴江区住建局城建档案馆进行报建登记并签订《江苏省建设工程档案报送责任书》,目前,吴江区在办理《建设工程规划许可证》前,必须要签订该责任书,这样就有利于吴江区城建档案馆及时了解该重点工程的开工信息,可以及时对该重点建设项目进行业务培训、指导等相关工作。

2.档案行成过程中的监督指导制度

滨湖新城重点项目在建设过程中,吴江区住建局城建档案馆应组织相应技术人员对各参建单位的建设档案资料进行定期或不定期的监督检查,对于不合格的建设档案应及时进行指导更正。

3.竣工验收前的专项验收制度

滨湖新城重点建设项目验工验收前,必须提请吴江区住建局城建档案馆对建设工程档案资料进行预验收,验收合格后,由吴江区住建局城建档案馆核发工程档案认可文件,取得认可文件后,建设单位方可组织正式竣工验收。

4.竣工验收后的移交制度

滨湖新城重点建设项目在竣工验收合格后的3个月内,必须向吴江区城建档案馆移交一套完整、准确、系统的建设工程档案资料。

(四)提高滨湖新城重点建设项目档案的服务利用率

滨湖新城重点建设项目档案作为滨湖新城信息资源的重要组成部分,对新城的城市规划、建设、管理等方面有着无法替代的作用,但要充分发挥其作用,则必须进行传播交流、开发利用。

1.通过相关档案网站发布开放档案信息、提供档案利用使档案信息资源开发利用。吴江区住建局城建档案馆可以建立自己的网站,将馆藏档案目录或部分档案在网上进行开放式查询,也可以将馆内积累的声像档案提供给网民观看或下载。

2.对于滨湖新城重点建设项目档案,由于其特殊性、重要性,可进行专题研究、编辑出版,作为新城城市规划、其它建设项目的技术参考资料,也是开发利用的一条重要途径。

五、结束语

随着滨湖新城建设步伐的不断加快,重点建设项目的逐个推进,重点建设项目档案作为城市变迁的一个重要记载着,我们不仅要做好收集管理工作,更要做好开发利用工作,才能体现滨湖新城重点建设项目档案的价值所在。

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