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充分发挥档案的凭证作用,切实保护公民的合法权益

2015/1/26 13:52:00    作者:  张志远 来源:     【字 号:  】   点击量:5282

随着经济和社会建设的发展,吴江的档案事业近年来有了长足的进步。这种进步体现在:一是区档案馆在通过“国家一级馆”测评后整体功能有了很大提高,二是全区各层面、各条线的档案工作普遍得到加强;三是全社会的档案意识有了明显增强。在这种形势下,吴江档案局(馆)坚持以人为本,突出民生重点,进一步加强档案征集进馆力度,广泛收集、保存全市经济、政治、文化和社会生活等各方面的资料,同时努力做好服务民生的工作,充分发挥档案的凭证作用,切实保护公民的合法权益,为推进“乐居吴江”建设作出了档案工作者的积极努力。

本文结合吴江档案馆工作人员服务民生的具体案例,以说明档案所具有的凭证作用和对保护公民合法权益的重要意义。

一、档案是历史变革的真实记录

吴江档案馆现有17万卷、66万件档案。这些档案真实地记录了不同时期的政治、经济、文化和社会生活的方方面面,尤其是保存了与民生相关的大量信息。这些在几十年前看似很平常的信息,却是历史变革的真实记录,在几十年后的今天有着非同小可的重要意义和依据作用。

近年来,吴江的城乡一体化进程不断加快。在城市建设、开发区建设和新农村建设过程中,经常会遇到房屋拆迁带来的一系列问题。这些问题解决的好坏,不仅影响相关事项的建设,更直接影响到公民利益的维护。在公民档案意识明显增强的今天,当事人往往会求助于档案部门。

吴江档案馆在五年前就完成了全部历史档案的数字化处理,之后又对重要的和利用率高的档案包括各类民生档案进行了数字化处理,其中就有新中国成立不久土地改革时的房地产登记表等重要档案。这些档案数字化处理后,不仅有效地保护了档案的安全,也极大地方便了档案的查找和利用。

案例1汾湖经济开发区因建设需要征地,一部分农村住宅将被拆迁,原吴江水泥厂退休干部陈培元在农村的老宅也在拆迁之列。按有关规定,他只要能提供有效的房产证明,就可获得相应的经济补偿。由于他早年离开农村参加工作,祖母和父母都已离世,手上又没有土改时老宅的房产证明,为此他来到档案馆查找档案。第一次来时,他提供了老家在芦墟镇汾湖村、他祖母和他父母的姓名等信息。经电脑检索,没有相关的房产登记表存档。时隔20多天,他再次前来。这次,经查档接待中心一青年同志提醒,“你上次只提供了现在的村名和你祖母、父母的姓名,结果没找到。今天你能否提供一些其他线索呢?比如,当时你家所在的小地名叫什么?因为土改时房产登记表上的地名都是当时的老地名。”他恍然大悟,忙说,“我老家当时是芦墟区汾溪乡朱家港村。”还解释说,“土改时我才十几岁,因此上次我就提供了我祖母和父母的姓名。”根据这一线索,工作人员输入“芦墟区汾溪乡”几个字后,电脑屏幕上就出现了当年土改时登记的汾溪乡所辖各村各户的名单。当“朱家港村”出现时,老陈的眼睛盯着慢慢移动的鼠标。突然,他兴奋地说“找到了找到了!”原来当年土改时,他祖母和父母就已将房产登记在他名下了。难怪输入他祖母和父母的姓名会一无所获。根据电脑所显示的档号,工作人员将20015288案卷找了出来,在“陈培元”名下的那张土地房产所有登记存根上,清清楚楚地写明了老陈家地块的情况和房屋的座落、间数和“四至”等情况。老陈十分激动和高兴,复印了这份登记表后,连声道谢满意地离去了。

案例2吴江经信委干部倪文俊,1956年参军,他老家也在现今汾湖经济开发区。因开发区建设需征用宅基地,他来到档案馆查找1951年的土地房产登记资料。由于他所提供的是当时的老地名,所以工作人员输入“芦墟区莘西乡草里村”,就很容易地找到了土改时登记在他母亲“倪四宝”名下的土地房产所有登记存根。

土地改革是新中国历史上的一件大事。当年留下来的这些土地房产登记资料,不仅完整地记载了土地改革这一重大事件给农村带来的巨大变化,给我们留下了珍贵的档案资料,而且给今天相关的当事人提供了维护自己合法权益的重要依据。

案例3一年多前,居住上海的金志豪来到吴江档案局,拿出了解放初登记在他祖父名下、盖有“吴江县人民政府”印章的房产证,反映在盛泽镇有一处属于他家的房产。因金家早年移居上海,该处房屋便租给一对夫妇居住。2009年这对租住金家房子50多年的夫妇相继去世。在这之前,他的祖父、父亲已先后在上海病故。金志豪是金家房产的唯一继承人,手上虽有当年他祖父名下的房产证,有那对夫妇在世时每月汇往上海的房租费汇单复印件,也有盛泽镇有关邻居出具的证明,但他在办理房产过户继承等相关手续时还是遇到了麻烦,几次到盛泽镇都没有解决此事。有关方面告诉他,要证明这处房产确是你金家的私有房产,必须提供权威的档案资料。

这是为什么呢?我国在上世纪50年代中后期开始对资本主义经济进行改造,之后在60年代中期着手进行对私改造(包括对城镇私房出租户的改造)。对私房出租户的改造(简称“房改”)因“文化大革命”而停滞了一段时间,到70年代初期重新开始进行。当时政策规定,私有房产都要重新进行登记,然后根据实际情况进行改造。其主要精神是,按家庭人口计算,留出相应的自住房(划出一条“线”),超过这条线的就属于改造范围,或收归国家,或列为房管部门的直管公房。当时的“房改”由于受极“左”路线影响,有“扩大化”的问题,所以“文化大革命”结束后,有许多“房改”房在“落实政策”时重又发还了原来的所有人。但也有部分按规定没有发还的。因此,金志豪所说的房产如是属于他可以继承的,就要找到当时“房改”后这处房产仍然属于他祖父名下的有效凭证。

“房改”是发生在40年前的事,当时吴江房地产管理处尚未成立,故无资料可查。而盛泽镇房管所当年经手的工作人员早已离开,现今工作人员都没经历此事,所里也无资料保存。因此金志豪抱着一线希望来到档案馆。

查档接待人员听取金志豪的诉说后,不仅查到了当年吴江县人民政府颁发的房产证存根,还几经周折在盛泽镇档案(永久类第60卷)中,找到了1972年的《盛泽镇私自出租房改造情况表》(“房改”底册),经逐一细查,找到了关于金家房屋的记载,登记人为金志豪的祖父金瑞生。因金家房屋面积小于“房改”规定的面积,“备注”栏里注明:“不予改造,留作自住”。找到这张表,为金志豪拥有该房屋产权提供了重要证据。为此他专门致信档案局表示感谢。

以上三个案例说明,档案是历史变革的真实记录,是公民维权的重要依据。从这三个案例,还可得到这样一个启示:几十年前发生的事,现今的档案人几乎都没有亲身经历过。档案工作者要做好服务民生的工作,就必须努力学习,了解社会历史的发展和当地各方面的情况,要熟悉馆藏档案并善于分析问题,从而更好地为前来查档的人民群众排忧解难。

二、档案是公民履历的原始记录

改革和发展给社会带来了巨大变化,这种变化既有宏观的体制上的变化,也有微观的个体上的变化。不论是宏观的变化,还是微观的变化,这种变化一旦涉及到公民的利益,那么利用档案进行维权就是公民首选的一种手段。这几年,涉及知识青年、退伍军人、独生子女以及工龄计算等方面的档案利用比较频繁,就是一个证明。

案例4吴江邮政局职工马新芳19689月下放到平望公社插队,几个月后他将户口转到了原籍无锡县甘露公社,直到1979年知青回城时回到吴江被安排进邮政局工作。2010年到龄退休前,为向上级有关部门提供自己下乡插队、可计算连续工龄的档案资料,他来到吴江市档案馆。

由于当年他在吴江插队的时间比较短,且户口于1969年转到了无锡甘露,因此在后来吴江档案馆根据知青档案编的知青名录里,并没有他的姓名,也就是说没有他的知青档案。而当年的无锡县,后来行政区划调整又分为了锡山和惠山等区,马新芳的知青档案还有没有呢?如果没有插队下放的档案作凭证,那么他就有10多年的工龄无法确认。如果有,这些档案又保存在哪里呢?

为了对他负责,接待工作人员想到,当年公安部门的户籍档案应该有他插队时户口迁移的记录。于是就把电话打到了平望派出所。经联系,平望派出所上世纪60年代中期后的户籍档案都保存着。同时,还与无锡市锡山区档案局(馆)的张彤科长取得联系。巧的是,甘露就在锡山区。于是吴江方面就把马新芳的情况告诉了张科长,请她帮助查找马新芳的知青档案。于是,马新芳在平望派出所找到了自己插队时户口迁移的记录后,第二天又赶往无锡市锡山区档案馆。认真负责并非常热心的张彤科长早已帮助找到了马新芳的知青档案,正等着他的到来呢。就这样,吴江档案馆和无锡市锡山区档案馆两馆协同,联手为马新芳解决了事关10多年工龄的凭证问题,令他十分感激。

这一案例引出了两个值得思考的问题。其一,要本人提供档案馆保存的原始档案作为计算连续工龄凭证的情况,主要发生在垂直管理部门。知青回城参加工作,在当事人的《职工登记表》等人事档案中,都会有其插队的记载,按理根本用不着由档案馆出具有关凭证的。那为什么非要这样做呢?说明这些原来属于地方管理的部门,在改为垂直管理后向上级部门转移人事档案时,不排除存在某些人利用各种手段更改了自己或某些人档案中的出生年月和工作时间的问题,以至于后来垂直管理的领导部门不得不在涉及职工退休等问题的处理上,非得要当事人提供档案馆最原始的档案资料作为凭证不可。其二,某些公民因其履历的特殊性,造成其个人档案散存在多个地方的情况。如果各地档案馆的馆藏档案在信息化处理后,能实现远程利用的话,除能方便这些公民的利用外,还将对各方面的档案利用都带来方便。那么,如何实现异地档案资源的共享和利用呢?这就需要整个档案系统共同考虑了。

案例5原平望镇管电站站长王小洪在行将办理退休手续时,上级部门吴江供电公司要其提供能完整反映本人履历的材料。由于他在调到供电公司前的履历不完整,因此影响到退休工资的确定。在一时无法找到所要材料时,他来到了档案馆。他自我介绍:1976年任新丰村党支部书记,后到镇工业公司任副经理,后来再次回村里当书记,1992年调镇管电站(隶属供电公司)工作,按有关规定他的工龄可从1976年算起。但他除了首次任村支部书记和调管电站工作的时间记得比较清楚外,其他的时间都记不太清了。

接待工作人员在了解基本情况后,先查1976年平望公社的档案。可能当时归档的材料本来就不齐全,因此翻遍所有1976年的材料也没有找到任命他为村书记的文件。接待人员问,“你当村支部书记这么长时间,有没有被评为优秀党员、或者参加过县和镇的党代会?”他想了想说,曾参加过县第八次党代会。接着工作人员在平望镇的全宗目录中仔细寻找,找到了出席县第八次党代会的代表登记表。在他的登记表上,“个人简历”一栏里清楚地写着“1976年任平望新丰大队党支部书记”。第一个有用的材料找到了。之后又根据他在平望公社、平望镇合并成立新的平望镇后到镇工业公司工作的回忆,从1984年社、镇合并后的档案查起,相继在10022231248326378等多个案卷中,找到了平望镇党委免去他村支部书记职务、调镇工业公司工作的文件,和后来任命他为镇工业公司党支部委员的文件、免去他镇工业公司副经理、回新丰村再次担任村支部书记的文件,以及免去村支部书记、调镇管电站工作的文件。这几个材料串起来,形成了一个完整的个人履历材料,足以证明他1976年以后的工作经历。老王怀着希望而来,带着笑容离去。

上述两个案例启示我们,档案是公民履历的原始记录,具有不可撼动的权威性。之所以有关部门在处理涉及职工退休等问题时,要当事人提供由档案部门出具的凭证材料,就是因为馆藏档案具有这种权威性。而档案工作者在为民服务的过程中,一定要设身处地为当事人着想,在一时无法直接查到相关材料时,要善于动脑,通过“迂回”的方法,来寻找“突破口”解决问题,使档案这种最原始、最权威的记录发挥出最有效的凭证作用,从而为维护公民利益作出档案工作者的积极努力。

三、档案是公民身份的有效凭证

在保障公民合法权益方面,档案往往具有很强的凭证作用。依靠这种凭证作用,许多历史遗留问题就能够得到妥善解决,从而使当事人得到精神的抚慰和经济的补助,也有利于和谐社会的建设。

案例6上世纪60年代初,一部分城镇职工响应国家号召,下放或回乡支援农业生产。如今这些人都已是古稀老人了,其中一些人没有稳定的生活保障。为解决这部分人的生活问题,国家出台了有关政策,每月发放一定的补助金。前不久,原黎里镇劳动调配所周彩女来馆查阅上世纪60年代三年自然灾害时期老职工精简下放的档案。在详细了解相关情况后,查档接待人员在黎里镇政府全宗内查到19627月下放人员调查统计表、1962年各阶层回乡参加农业生产人员登记表等有关材料,并复印给她。这些材料里都有她的相关信息,能够有效地证明她的身份。根据国家有关政策,她每月可享受540元的生活补助,从而依靠档案切实维护了她的合法权益。

案例71957年1015日,担任会计辅导员的吕通扶响应国家号召,办理退职手续后转业参加农业生产建设。当时县政府还发了一张证书给他。根据现今政策,像他这样的人员,每月可享受一定的生活补助。由于时间久远,这张证书已经遗失。为此,他来到档案馆。按照他提供的线索,接待人员先在县政府全宗里查找,结果没有相关材料。又在人事局全宗内查找,发现有四卷1957年的《转业退职人员证明书存根》,并在2008691案卷中找到了吕通扶的证明书存根,上面记载着:吕通扶,男,24岁,退职原因是响应号召转业生产,原任职务是会计辅导员。这些内容,与当事人回忆的情况完全相符。档案为他解决多年未解决的生活补助问题,提供了有效凭证。

案例81970年1月入伍的潘玉红,手上虽有19764月光荣退伍的《退伍证》,但因年代久远加上保管不善,证上的字迹早已模糊不清。根据国家规定,1954111日后入伍,年龄在60周岁以上(含60周岁)、未享受到国家定期抚恤补助的农村籍退役士兵,按每服一年义务兵役、每人每月发放10元的老年生活补助。为了证实自己是退伍军人,2011817日,他来到档案馆想查阅自己的退伍档案以享受老年生活补助。查档接待人员在数字档案综合管理系统中输入“潘玉红”三字进行检索,系统很快就显示了“湖滨公社退伍军人登记表(潘玉红)”。在这张登记表中,清楚地记载着他的姓名、入伍时间、职务与兵种、退役时间及其家庭人口情况。经核对无误,不到一分钟,潘玉红就拿到了可以证明自己退伍军人身份的复印件。凭此件他可以领到相应的老年生活补助。

随后,有数百人前来查阅自己的退伍军人档案。由于吴江市档案馆早已建立了专门的退伍军人档案数据库并完成了全文扫描,省去了到库房调档的环节,提高了查档效率,也极大地方便了查档利用者。

上述案例告诉我们,公民的身份问题,事关公民的切身利益。而由历史原因造成的身份变化和由此带来的利益问题,往往需要以档案为凭才能得到解决。这就要求我们一定要本着高度负责的精神,认真对待每一个事关公民身份确认的案例,为群众提供贴心暖心的服务。

四、档案是既往事实的客观反映

现实生活中经常会发生这样或那样的各种纠纷,当事双方各执一词,甚至闹到法院。但不管是调解解决还是由法院判决,都需要提供包括档案在内的有关资料。而档案往往客观记录了事情的原状,且具有合法性,因此就成了公民维权的重要凭据。

案例92011年827日,同里镇叶建村邹荣良的几个儿子来档案馆反映,因新农村建设所需,村里通知他们弟兄几个要各自提供林地有效证据,才能得到拆迁补偿。弟兄几个都说林地是他们邹家的,但因当时的林权证已丢失而拿不出凭证,由此与村里产生了纠纷。没有办法,他们来到档案馆查询是否保存着林权证档案。经查档接待人员认真仔细查找,在原县多种经营管理局长期档案中查到了1982年颁发的属于他们几家的林权证存根。邹家兄弟几个非常感动地说:终于可以解决这个林地归属的纠纷了,否则就要“扯皮打架”了。

案例102011年元月11日,朱勤英来档案馆查找自己1992年的离婚档案。查档接待人员利用馆藏婚姻档案数据库进行查找,但数据库里只显示一条“潘金根与朱勤英”的婚姻记录,时间是1987年。询问其在何地离的婚,她告诉是在芦墟镇民政办协议离婚的。她急切地问,“万一查不到该怎么办啊?我现在要卖房子,可房地产管理中心需要我的单身证明,而去民政局开具单身证明,又需提供当时的离婚证。现在一切手续都差不多了,就等我的单身证明了。真是急死人了。”在确定检索不到相关信息后,工作人员又试探性地询问其前夫是否有当年的离婚证。她说,“这么多年了,他哪还留着啊,再说他早就再婚了。”她的话让接待人员灵光一闪:既然其前夫已经再婚,在重新办理结婚登记时,民政部门一般都会收回离婚证留存归档,那就有可能在潘金根重新结婚的档案里找到那张离婚证。在她提供了潘金根现在妻子的姓名后,果然在400320044239案卷中,在潘与黄育珍结婚登记申请书后面,找到了潘、朱的离婚证。女士心头的一块石头终于落地了,她拿着盖有档案馆章的复印件连连道谢。近年来,吴江档案馆的年查档接待量已达近万人次。

上述十个案例充分说明,由于档案具有其他材料所没有的真实性、权威性、合法性,因此在维护公民权益方面起着重要的凭证作用,对维护公民权益有着十分重要的意义。因此,作为档案工作者,应努力践行“中国档案工作者誓词”的精神,竭尽全力管好档案,确保档案安全,要不断创新工作手段,改进服务形式,提高服务水平,在社会转型的历史时期,充分发挥档案的凭证作用,全心全意为人民群众排忧解难,切实维护好公民的合法权益,当好群众利益的守护神。

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