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牢记职守抓档案 强化措施保好密

中共吴江市委办开展档案保密工作的实践与思考

2015/1/23 9:45:00    作者:  杜宇亮 来源:     【字 号:  】   点击量:4551

市委办公室的档案,对市委的中心工作和市委办的“三服务”工作都起着举足轻重的作用。同时,市委办公室的档案又因为自身的特殊性而有着极强的保密要求,并且其标准正随着时代发展不断提高。如何在提升档案服务质量的过程中同步加强保密成了市委办公室面临的重要课题。吴江市委办公室档案室在长期的实践过程中,始终坚持档案工作与保密工作齐抓共进,通过不断创新,强化管理,初步实现了档案工作全面提升的良好局面。

一、着眼档案特点,明确保密意义

市委办公室的档案工作有着自己鲜明的特点,并因此对档案保密提出了有别于其他单位的高要求。

档案的属性要求加强保密。首先,市委办公室所具有的枢纽地位和重要职能,决定了自身产生的档案必然具有强烈的政治性和高度的权威性,是市委日常运作和全市社会发展最核心的见证与记录。但同样因为上述原因,市委办档案不得不面对因为出自“司令部”而受关注度畸高的现实。市委办的档案只要稍有不慎,出现非正常外流,就很可能导致被别有用心的个人或群体做文章的情况出现,引发不必要的麻烦。其次,市委办公室还会在实际工作中收到上级和其它部门的大量文件、材料,这就往往使得最终形成的市委办档案包含数量庞大的工作秘密和国家秘密,因而从保密法规的要求来看,严防市委办档案工作出现失泄密问题也是刚性需要。最后,档案的高利用率需要强有力的保密工作支持。在办公室日常工作中,为确保办文、办会、办事的延续性和规范性,保证调查研究、决策监督、会议部署等活动的科学水平,一般都会通过查阅档案的方式进行参照和确认。比如在今年上半年准备吴江市撤县设市20周年纪念活动的过程中,市委办各个科室几乎都需要查阅举办活动、会议的规章制度和过去撤县设市纪念活动时的相关材料,仅这一项事务档案室就先后累计查档近30次,市委办档案的高利用率由此可见一斑。但在利用档案为市委办工作带来方便的同时,泄密隐患势必会随着用档次数的上升而增多,高位的档案利用率最终带来了巨大的保密压力。

时代的发展要求加强保密。从外部形势来看,国家的快速发展使境外情报机构对窃取我涉密档案的欲望变本加厉,而部分机关、个人却在当前出现了不该有的麻痹大意思想和理想信念动摇情况。吴江,这座处于改革开放前沿阵地的城市,将不可避免地直面形势变化所带来的泄密风险、泄密渠道和泄密隐患的增多。因此,要做好市委办公室档案工作,就有责任优先做好适应时代发展的保密升级。而从内在需要来看,市委办公室的档案保密工作对市委办整体工作满意度评价有着不容忽视的基础性作用,只有做到对档案进行科学的定密、保密,才能确保档案利用过程中的安全、规范,只有以保密视角甄别后进行的档案利用,才能真正实现档案服务的有序、高效,为达到良好的办公室工作满意度反馈提供助力。各级领导对此也很重视,吴江市委副书记吴炜就在全市党政办公系统会议上谈到,做好办公室档案工作,要筑牢安全保密坚固防线,坚持做到“全领域覆盖,全过程监管,全方位服务”,并认为这是提高办公室运行保障水平的重要途径。吴江市委办公室主任肖仲伟则在办公室会议和集中学习时多次就加强档案保密工作做出重要指示,并且亲自全程参与了今年市委办公室相应档案制度、保密制度的修订工作。

二、优化软硬条件,夯实保密基础

从档案服务和档案保密相辅相成的角度出发,要进一步做好市委办公室档案工作,就必须以完善的基础性建设作为支撑。基础不牢,地动山摇,对于市委办档案工作而言,不论是软件建设还是硬件建设,都需要制定并达到一个既符合日常业务实际需要,又符合安全保密技术特点,同时符合时代发展前进潮流的较高标准。

就硬件而言,安全的基础建设和标准化的技防系统必不可少。吴江市委办公室多年前已在档案库房中全部安装CK报警装置,实行24小时监控,并与110报警中心相连。库房内按照保密标准,配备了铁窗、铁门、铁柜和其它档案保密专用设备。库房与办公室分开,与阅览室分开。阅览室配备专门离线单机,经专门保密定级并加装违规外联报警系统、安全USB移动存储介质管理系统后,用于输档、查档和部分电子涉密档案的查阅。吴江市委办公室各档案用房还全部安装防盗门和防盗报警设备,以优质的硬件条件把好安全保密第一关。

就软件而言,科学的档案制度和重实效的管理措施不可或缺。今年,吴江市委办公室顺利完成档案管理制度的新一轮修订,在紧跟档案发展和保密要求趋势的基础上,着手解决了制度不易操作和难以落实等问题,充分借鉴先进单位经验并积极听取多方建议,强化了档案的保密鉴定分类和合理充分利用,实现档案制度新突破。制度落实中,档案工作及其相应的保密任务被细化到不同科室、不同环节,责任到岗、到人,从仅依靠一两个档案工作人员的小保密向依靠集体和制度力量的大保密转型升级。新的制度制定完成后,通过悬挂上墙并作适当内部宣传,已在实践中取得良好成效。

三、紧扣利用方式,凸显保密价值

一是在查阅档案环节加强协调。文档的查阅环节全过程处于档案室的保密环境中,专人查档,定点阅档,安全系数相对较高,为尽可能利用档案资源,市委办对该环节的保密和利用关系重新进行了平衡。首先,继续提升档案室和档案工作人员的业务素质和保密意识,要求做到高度熟悉室藏档案情况,深刻理解各类档案保密事项,能够编制科学、安全的索引目录,并积极开展好具有提升档案价值的编研。其次,对该提要求的地方仍作严格要求,需要查档时,须请查档人提出被查阅文件的名称、文号、时间等索引方可查档,不得盲目大量地翻阅,办公室人员以外的查档者应出具单位介绍信,报分管领导同意,在办理完成登记手续后,方能按相关规定查档、阅档。查阅涉密文件材料及重要会议记录的,还须经市委办公室主要领导同意。最后,该给予更多权限的地方主动放权,采用每个科室确定一位兼职档案员配合档案管理和负责保密监管的办法,适度放宽本办工作人员因日常需要查阅档案的管理控制,缩减借阅档案过程中不必要的手续,在仍然确保安全保密的情况下提高市委办档案服务的效率。

二是在外借、复制环节加强监管。市委办公室档案属性倾向于保密,档案价值又比较高,所以原则上一律不外借,如确实因特殊情况需外借时,办公室人员须经档案工作分管领导批准,并据实填写《档案借阅登记簿》,明确最长外借时间和外借期间的相应责任,使用完毕归还时,还必须经由工作人员当面清点登记,才能被认定完成此次外借。外单位人员一律不外借。档案的复制遵循严格的监管制度,绝密档案严禁复制,机密、秘密档案原则上不复制,确因工作需要复制时,应经市委办公室主要领导审批同意。其余档案的复制同样实行全面监管,例如查阅档案人员摘抄了档案,工作人员就需要对摘抄内容进行核查,发现有较重要资料时,参照涉密档案要求请摘抄人上报审批。鉴于现代窃密手段中存在多种针对复印机的高科技工具,任何采用复印机复制的行为都须由工作人员操作完成。复制件与原件同等管理。

三是在档案公开环节加强审查。目前档案公开环节最主要的工作是做好现行文件报送。2011年全年度,市委办共计报送文件档案53份,涵盖了中心工作的各个方面。作为政府信息公开的重要组成部分,报送现行文件确实有利于市委办公室的档案发挥保障公民权利等服务功能,但同时,如果公开了不该公开的内容,却又可能真实损害到国家和人民的利益。因此,吴江市委办公室非常重视现行文件报送中的保密工作,并针对其受众面广的特点,实行更为严格的保密审查。每次报送,都先由档案室负责人对报送文件进行初审,再由市委办公室信息公开保密审查责任人进行复审,最后通过分管领导或主要领导的终审,批准公开与否。通过三次反复甄别,确保已经定级、定密的文件档案不被错误公开,其余文件档案中存在不宜向全社会普遍告知的数据、信息、情报等内容的,能够做到及时中止报送并做出相应保密处理,真正实现档案公开服务“好心办好事”。

四是在线上用档环节加强创新。市委办公室的档案构成比较复杂,即便是经过筛选,允许在线查阅的电子档案,其权限也应当与使用人的科室职能、具体工作匹配挂钩。吴江市委办针对原在线阅档系统使用中的问题,结合电子档案的保密要求,在办公“协同网”上重新设计了一套新系统,重点用好该平台对使用人的认证和监管功能,依人放权、据人设限,在技术层面实现电子档案的精准化、全程化保密。办公室成员如果要搜索一份电子档案,必须在设置特定IP地址的电脑上输入自己的专用账号、密码并完成登录认证,方能于该账号权限绑定的电子档案中进行查阅。系统还会就使用人的相关操作做好后台记录。

五是在档案编研环节加强服务。办公室档案工作人员通过实践发现,在重视保密的前提下开展好档案的编研,不仅能使档案服务功能得以延伸,还能使档案的安全保密甄别工作实现前置。实际工作中,如果能把编研材料的替代功能充分发挥好,更可以有效减少直接使用原档案的人数,从侧面增强档案的保密程度。基于此,吴江市委办公室档案的编研工作立足于紧跟形势、紧贴工作、紧扣需求的原则,每年都会编制主题明确、保密规范、利用性强的各类编研材料10种以上。以准备党代会所需查阅档案为例,市委办公室成员完全可以通过查阅发文汇编、往届的会议材料汇编、领导讲话汇编等材料,全面替代翻阅原始档案,促使市委档案利用工作和档案保密工作在加强服务中实现双提升。


注:此文作于2012年。

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